Apropiación indebida en empresas, ¿cómo sabes si te están robando?

La apropiación indebida en empresas es un problema más común de lo que parece y no solo afecta a “los grandes”, también a pequeños negocios familiares. 

Ocurre cuando una persona con acceso legítimo a los bienes o al dinero de la empresa (un socio, un empleado o un administrador, …) decide quedarse con ellos o darles un uso personal sin que nadie lo sepa ni le dé autorización.

Aunque a veces empieza con pequeñas irregularidades, si no se detecta a tiempo, acaba con pérdidas importantes y graves consecuencias legales. De ahí la importancia de saber detectarla y actuar.

¿Qué es la apropiación indebida en empresas?

Apoderarse de bienes que legítimamente pertenecen a la empresa y usarlos o retenerlos sin derecho, con ánimo de lucro, es decir, para sacar beneficio de ellos. Ocurre cuando una pieza interna del negocio toma recursos que no le corresponden legalmente, los utiliza para fines propios o no los devuelve.

Unos ejemplos que igual reconoces:

• Un empleado que se lleva dinero de caja.
• Un administrador que firma cheques para sí mismo usando fondos de la empresa.
• Un socio que se queda con beneficios que debería repartir.

La diferencia principal con otros delitos similares (como el hurto o la estafa) es que aquí la persona ya tenía acceso o posesión legítima de ese bien, así que se puede hacer con él de una manera más fácil.

No es un delito, leve, todo lo contrario, tanto que el Código Penal lo recoge con penas que dan fe de su gravedad.

Penas de apropiación indebida

Desde prisión de seis meses a tres años o multas. En los casos agravados pueden elevarse las sanciones, además, puede imponerse inhabilitación para ejercer cargos, indemnizaciones y obligación a devolver lo obtenido ilícitamente.

¿Cuándo puede haber apropiación indebida en empresas?

Hay que distinguir situaciones concretas dentro del ámbito empresarial que pueden encajar con este delito, para diferenciarlas y detectarlas lo antes posible y que la empresa no se vea afectada demasiado:

Directivos o administradores que hacen y deshacen con fondos o bienes de la empresa de manera que excede sus facultades o autorizaciones.

Trabajadores con acceso a caja, almacén o al área financiera que hacen uso de esa facultad para quedarse con dinero sin reflejarlo en ningún sitio.

Socios que retienen beneficios  sin cumplir con las normas de distribución o sin informar al resto.

Uso indebido de fondos de clientes administrados por la empresa (un ejemplo caro está en los servicios fiduciarios), donde esta persona retiene o desvía fondos que debía administrar.

Señales que avisan de una apropiación indebida

Identificarla a tiempo puede salvar a la empresa de males mayores si nada más que te das cuenta de que algo pasa, pones medios para que no continúe, evitas el desastre.

Estas son algunas señales de alerta que deben levantar sospechas:

Descuadres contables y de inventario

Diferencias frecuentes entre el inventario físico y los registros contables, o si faltan productos sin explicación, puede tener detrás apropiaciones pequeñas pero repetidas.

Movimientos financieros poco claros

Transferencias fuera del horario habitual, pagos a cuentas desconocidas o gastos sin documentación clara son banderas muy muy rojas.

Retrasos en cierres o informes

Cuando un responsable evita entregar reportes financieros o los retrasa sin motivo, puede ser que está ocultando información.

Gasto personal con fondos de empresa

Usar tarjetas corporativas para gastos personales, viajes no relacionados, compras sin justificación, …

Empleados o socios “celosos” del control

Cuando evitan delegar, o ponen trabas a auditorías, o no dejan revisar su trabajo fácilmente, por ejemplo, igual tratan de encubrir un desvío.

Por otro lado, una cultura interna sin controles claros, sin revisión de cuentas o sin canal de denuncias va a favorecer cualquiera de estos casos de apropiación indebida.

Cómo detectar la apropiación indebida

Una vez identificadas las señales, hay métodos concretos para verificar si se está produciendo un uso indebido de los recursos en tu empresa:

Auditorías internas y externas

Una revisión periódica de cuentas, inventarios y procesos administrativos ayuda mucho a descubrir inconsistencias. Es fundamental que la realice un profesional independiente o un departamento ajeno al área que se va a revisar.

Conciliaciones bancarias y revisiones sorpresa

Comparar los extractos bancarios con los libros contables y realizar arqueos de caja sin antes avisar a los implicados es muy eficaz para detectar desvíos.

Análisis de patrones

Analizar patrones de pago o gasto: repetición de operaciones con los mismos importes o proveedores ficticios, transferencias fraccionadas o en fechas sospechosas.

Segregación de funciones

Nadie debería tener el control completo del ciclo económico (autorizar, ejecutar y registrar un pago). Es mejor dividir funciones en este departamento, puede ser una medida preventiva clave.

Creación de canales de denuncia

Con esto das una vía a que los empleados puedan comunicar de forma confidencial irregularidades o comportamientos dudosos. Las denuncias internas son una de las fuentes más eficaces para detectar delitos económicos.

Qué puedes hacer si sospechas que hay apropiación indebida en tu empresa

Si la has detectado o tienes fundadas sospechas, es importante que consigas ayuda legal para que te asesore al realizar estos pasos necesarios para detener este delito:

Recoge indicios y pruebas

Antes de actuar formalmente, recopila documentos que respalden tus sospechas: desde extractos bancarios, movimientos contables y facturas hasta fotografías o inventarios.

Además, cualquier correo o comunicación escrita, declaración de testigos y contratos.

Es fundamental la prudencia: evita acusaciones precipitadas sin respaldo, que puedan acabar en acusaciones falsas.

Asesoramiento jurídico

Ya lo hemos comentado antes, es prioritario que lo hagas. Contacta un abogado especializado en derecho penal económico y sociedades, para que determine si los hechos reúnen los elementos del delito y te oriente en la estrategia a partir de ese momento.

Medidas cautelares

Para evitar que el presunto responsable siga disponiendo del patrimonio, solicita medidas cautelares en el juzgado (embargos preventivos, prohibición de disposición) y una suspensión cautelar del cargo, en caso de que el presunto autor sea administrador o directivo.

Denuncia o querella

Si tu abogado lo considera procedente, presenta una denuncia ante la fiscalía o querella, en su caso, ante el juzgado competente para que se inicie el procedimiento penal que perseguirá la responsabilidad penal y la posible restitución de lo que se ha llevado.

Reclama la responsabilidad civil

Junto al proceso penal (o de forma independiente), reclama que la persona devuelva los bienes o importe sustraído más el perjuicio causado. Esto puede incluir intereses y otros daños que te haya producido.

6 factores que agravan la apropiación indebida

No todos los casos de apropiación indebida se castigan igual. 

La ley distingue entre situaciones leves y otras más graves, según las circunstancias y el daño causado. Cuando concurren ciertos factores, las penas aumentan y las consecuencias legales son más severas.

01.-Cuantía económica o valor del bien apropiado

Si el importe de lo sustraído es elevado, la pena puede aumentar notablemente. Cuanto mayor sea el perjuicio económico causado, más dura será la respuesta penal y la obligación de indemnizar.

02- Abuso de confianza o posición de responsabilidad

La ley considera especialmente grave cuando se aprovecha de la confianza que la empresa le otorgó. Esto ocurre con cargos como administradores o directivos financieros que tienen acceso a los recursos justamente porque se confía en ellos.

03.-Reincidencia

Si la persona ya ha sido condenada por delitos similares o actúa de manera reiterada, la pena se agrava. También si la apropiación se realiza en varias ocasiones, aunque los importes sean pequeños, aquí se valora el patrón de conducta.

04.-Perjuicio a terceros vulnerables

Cuando el delito perjudica a clientes, trabajadores o pequeños socios con menor capacidad económica, la ley llega a aplicar agravantes. Se considera un abuso de posición dominante o una especial desprotección de la víctima.

05.-Planificación o engaño “a sabiendas”

No es lo mismo un uso indebido puntual que una actuación planificada, con ocultación de pruebas, falsificación de documentos o creación de entramados para desviar dinero.

Entonces ya hablamos de dolo (intención clara de beneficiarse) y premeditación, que hacen que su responsabilidad penal se agrave.

06.- Ocultamiento o destrucción de pruebas

Intentar borrar rastros contables, manipular balances o eliminar documentación es algo que los tribunales valoran para imponer sanciones más altas.

La apropiación indebida en el ámbito empresarial es un delito serio que puede afectar gravemente al funcionamiento y estabilidad de cualquier empresa, con el daño añadido de darte cuenta de que esas personas a quienes diste tu confianza la han usado para, desde dentro, ir perjudicándole lo más posible.

Si tienes sospechas fundadas de que en tu empresa puede estar ocurriendo una apropiación indebida, no dudes en consultar con un abogado lo antes posible. 

Autor

Manuel Hernández García

Director y Socio Bufete Vilches Abogados

Letrado del Ilustre Colegio de Madrid 72.539

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