Trabajadores: deber de confidencialidad

Hoy en el día Internacional de los trabajadores escribimos sobre un tema que les es de incumbencia. El deber de confidencialidad o deber de secreto en lo relativo a la información de su empresa. Los trabajadores están obligados a la confidencialidad de todos los datos que se manejan en sus empresas. Hay distinta legislación que abarca este asunto, desde la Ley 3/1991 de Competencia desleal. Incluso el Código Penal en su TÍTULO X, Delitos contra la intimidad, el derecho a la propia imagen y la inviolabilidad del domicilio. En su primer capítulo versa del descubrimiento y revelación de secretos, empezando en su Artículo 197. Del propio Estatuto de los trabajadores emana este deber. En los deberes básicos se indica que deben cumplir con las obligaciones concretas de su puesto de trabajo, de conformidad a las reglas de la buena fe y diligencia. Como máxima de la relación laboral entre empresario y trabajador se indica la buena fe.

Derecho Laboral, Vilches Abogados

En Vilches Abogados te ofrecemos asesoramiento en materia de derecho laboral. Nuestra visión del mundo laboral es global, de tal forma que atendemos cuestiones en ambas direcciones. Desde la visión empresarial, a la visión del trabajador. Entendemos el mundo laboral, asistimos en los procesos de relaciones laborales. También en las cuestiones que desde la empresa han de cumplirse en legislación variada. Ley de Protección de Datos, competencia y competencia desleal, redacción de contratos mercantiles. Disolución y liquidación de Sociedades.

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Cómo salvaguardar el deber de confidencialidad

Lo cierto es que no existe ninguna formula mágica con la que conseguir mantener el deber de confidencialidad. Obviamente no es posible controlar todos y cada uno de los pasos de nuestros trabajadores. Pero como en otras muchas cuestiones referidas al mundo empresarial, lo importante es poner herramientas de información y control. Y por supuesto que esas herramientas funcionen. Por ello es necesario implementar todas las medidas relativas a la protección de datos, y que los protocolos que se implementen se cumplan. Que no fallen los mismos y mucho menos el deber de vigilancia por parte de los empresarios. En cuanto a la confidencialidad de los empleados el primer paso es la existencia de una cláusula de confidencialidad. Dicha cláusula debería ser firmada al tiempo que el contrato laboral. Aunque es cierto puede firmarse más adelante y formar parte de éste como un anexo. El segundo paso sería el de implementar las herramientas o medidas de seguridad necesarias, para la protección de la información de la empresa. Nosotros hoy hablamos de la cláusula de confidencialidad.

Qué es la cláusula de confidencialidad

Es una cláusula que se incluye en el contrato laboral que firman las dos partes. En ella se «acuerda» que el trabajador está obligado al deber de confidencialidad. De tal forma se indica que información sensible de la empresa debe mantener en secreto.

Negativa a firmarla por parte del empleado

Es posible que algún empleado se niegue a firmarla. Puede ocurrir si la cláusula o pacto hace su aparición cuando la relación laboral ya lleva un tiempo en marcha. No entendemos en que Universo paralelo puede vivir un futuro trabajador de una empresa que se niega a firmar en el inicio de su relación laboral dicha cláusula. Pero no debe preocuparnos, sería una rareza pero puede ocurrir. El trabajador puede negarse sí, pero está obligado al deber de confidencialidad. Con lo que los efectos son los mismos. La cuestión es que la empresa está obligada a informar de esa cuestión a todos sus trabajadores. La mejor forma de informar debidamente es en la firma del contrato laboral. La obligación del trabajador de cumplir el contenido de la misma entra de lleno en la buena fe en su relación laboral.

Qué incluir en la cláusula de confidencialidad

Por pura lógica la cláusula debe incluir el tiempo o duración de la misma. La empresa puede pedir que una vez finiquitada la relación laboral se siga manteniendo ese compromiso de secreto. Por lo general un par de años después de finalizar la relación contractual. La explicación del porqué de esta prorroga, es evidente en prevención de competencia desleal. Si el trabajador acaba en la competencia y  nada se lo impide, puede pasar información a ésta.

En la cláusula de confidencialidad incluiremos el tipo de información sensible que queremos proteger. En este punto estamos quizás ante lo más importante de este tipo de pacto o cláusula. ¿Qué información no se debe revelar bajo ningún concepto? Conocer qué información va a manejar en el puesto de trabajo y anticiparse a la que sin ser de su incumbencia pueda acabar en sus manos. Desde los datos financieros de la empresa. Los proyectos que se están acometiendo. Las líneas de desarrollo de nuevos productos o la investigación. Incluso los datos de estudios de mercado que se hayan realizado por cuenta de la empresa para su desempeño. Y por supuesto los datos de nuestros clientes.

La cláusula debe incluir también las consecuencias de incumplirlas. ¿Qué consecuencias pueden ser? Si el incumplimiento de la cláusula se realiza durante la relación laboral desde sanciones a un despido disciplinario. Pero si el incumplimiento se hace ya fuera de la relación laboral, en el periodo marcado en el que se debería seguir cumpliendo, la empresa deberá acudir a los Tribunales. Allí se pedirá la consiguiente indemnización por daños y perjuicios. Por supuesto existe una salvedad al cumplimiento de esta cláusula o pacto de confidencialidad. Que sea un organismo judicial o administrativo el que requiera al trabajador o ex-trabajador esa información sensible. En este caso la cláusula no tiene efecto.

Párrafos de confidencialidad en los emails

Nos hemos acostumbrado a recibir correos electrónicos con una suerte de cláusulas que nos imponen ciertas obligaciones. Son los párrafos de confidencialidad en los emails. Nos piden que observemos la obligación de confidencialidad acerca de lo tratado en el Email. Aparte de que en caso de que recibamos por error algo no dirigido a nosotros lo destruyamos. También piden que avisemos de la recepción del mismo al emisor. Y muchos nos preguntan si estas cláusulas tienen realmente un efecto legal. La primera de todas estamos obligados a poner estos párrafos en nuestros correos. Y por supuesto, ¿de verdad me obligan a algo al recibir correos con ellos?

Obligaciones jurídicas por un correo electrónico…

Pues lo cierto es que no, no en ningún caso un tercero puede pretender imponernos de forma unilateral obligaciones jurídicas por la emisión de un correo electrónico. Ni que decir tiene de intentar obligar a un tercero a tener la responsabilidad de destruir algo que le llega por error. Y esto es así porque no existe legislación o normativa que obligue a incluir párrafos de confidencialidad en los emails. Por lo tanto tampoco existen posibles sanciones por incumplimiento de dicha normativa. Es más lo cierto es que la inclusión de esos párrafos o parrafadas solo es un engorro a la hora de leer cadenas o hilos de emails.

Entonces, ¿puedo hacer lo que quiera con los correos recibidos?

Por supuesto que no puedo hacer lo que me plazca con los emails recibidos. Si con los correos que recibo pongo en práctica conductas ilícitas me atendré a las consecuencias legales de mis actos. Que no exista necesidad legal de incluir esas cláusulas no infiere la des-protección jurídica. La Ley nos protege sobradamente de las acciones ilegales que terceros puedan realizar con nuestras comunicaciones. Nuestro Código Penal sanciona los delitos de revelación y descubrimiento de secretos, un acto ilícito que se puede cometer al divulgar el contenido de algunos emails. También podrían ser sancionadas diferentes acciones con arreglo a la Ley de Protección de Datos. Porque sin necesidad de párrafos de confidencialidad en los emails nuestro marco jurídico protege la confidencialidad de nuestras comunicaciones.

En el curso de la actividad empresarial o profesional es habitual la firma de contratos con expresa obligación de confidencialidad. Ya sea sobre el total del contrato mercantil en cuestión, o sobre apartados o informaciones concretas. No olvidemos que hay derechos como el de propiedad industrial que están protegidos. Estas cláusulas aceptadas y firmadas por todas las partes obligan a ese deber de confidencialidad. Para estos casos como expertos abogados mercantiles aconsejamos que el correo electrónico tenga el término «Confidencial» bien visible. O bien en el asunto o en el principio del cuerpo del mensaje. De esta forma recordaremos a nuestro interlocutor ese deber de confidencialidad asumido por el contrato firmado por las partes.

Innovación e investigación, los secretos empresariales

Cuando hablamos de secretos empresariales es fácil pensar en todo lo relacionado con innovación e investigación. Y es cierto que en un mundo competitivo innovar es necesario para destacar. La inversión en investigación e innovación puede ser clave para la rentabilidad empresarial. Mejoras de los productos, conseguir mayor eficiencia en la cadena productiva. Son objetivos que gracias al I+D una empresa puede conseguir. De ahí que la protección de todas estas investigaciones sea crucial. Registro de patentes, derechos de autor, son consecuencia de esta inversión en I+D. También hay otras ventajas competitivas que en la aplicación de las nuevas técnicas se adquieren.

Pero los secretos empresariales no solo se circunscriben a las áreas técnicas. En el actual contexto competitivo las estrategias comerciales deben ser protegidas igualmente. La estrategia de comercialización de nuevos productos debe mantenerse en secreto. Cualquier filtración a la competencia puede significar que otros se adelanten a sacar algún producto similar. Meses cuando no años de trabajo pueden verse frustrados por las divulgaciones a terceros.

La protección de secretos empresariales

El conocimiento es sin duda uno de los mayores valores de cualquier empresa. La innovación nacida de ese conocimiento es sin duda el mayor valor añadido de cualquier negocio. La mayoría de ese conocimiento no admite patentes. Hay que considerar su protección de otras formas. Para una protección eficaz de esos activos debemos marcar una estrategia en dos frentes diferentes. Desde el frente interno de la empresa, enfocado a trabajadores y colaboradores. Y desde el frente externo, con los inversores de la empresa. Para implantar una estrategia de protección de secretos empresariales siempre partiremos del interior al exterior.

Frente interno de protección de secretos empresariales

Un clásico de filtraciones en la empresa es el de los empleados o ex-empleados descontentos. Cualquiera podría opinar que entonces hay que procurar evitar ese descontento de los trabajadores. Pero no es tan sencillo, el descontento en la mayoría de las ocasiones es tan subjetivo que nada que se haga desde la empresa puede corregirlo o impedirlo. Es por ello que lo más importante es crear procedimientos en los que se limita el acceso a información confidencial. Haciendo estancos los ámbitos en los que esa información circula.

Otra vía para el frente interno es el uso de las cláusulas contractuales. Esas cláusulas protegen a la empresa y sus secretos empresariales. Éstas se conocen por las siglas NDA, del inglés «non-disclosure agreements». Estas cláusulas regulan en relaciones jurídicas el secreto al que se deben los conocimientos y revelaciones que devengan de la misma. Hay otros tipos de cláusula que se deben manejar con cuidado si no se quiere bordear incluso algún derecho constitucional. Nos referimos a aquellas que impiden a un trabajador ir a la competencia a desarrollar un puesto similar. Ese tipo de cláusula debe ser estudiada para su redacción por un equipo jurídico.

Frente externo de protección de secretos empresariales

Cuando hablamos de inversores el uso de NDA es también más que necesario. Unas reglas claras y concisas de qué información es la que necesita una especial protección. Al inversor se le debe exigir una gran diligencia a la hora de cuidar toda esa información que desde la empresa se entiende confidencial.

En la línea de protegernos externamente podríamos incluir también los diferentes mecanismos que protegen la propiedad tanto industrial como intelectual. En el primer plano estamos antes las patentes, las marcas y diseños registrados, modelos de utilidad, etc. En el segundo plano se protegen creaciones de autor. Muchos pensarán que eso se reduce a obras literarias, audiovisuales o musicales, y lo cierto es que también entran contenidos digitales. Desde las bases de datos a el software.

Directiva (UE) 2016/943

Nuestro país como miembro de la Unión Europea se rige por las diferentes directivas que de ella emanan. En este sentido de la protección de secretos empresariales la directiva (UE) 2016/943 regula algunas medidas de protección de secretos comerciales. Como comentábamos al principio no solo se trata de proteger áreas técnicas de innovación. Las estrategias comerciales forman parte de los secretos de empresa a proteger. Esta directiva permitía a las autoridades judiciales imponer medidas provisionales efectivas ante el uso ilícito de secretos comerciales por parte de terceros. Del mismo modo se preveía la imposición de indemnizaciones por daños y perjuicios. Así como un plazo máximo de prescripción de estas actuaciones de seis años.